Als Consultant bei NETWAYS ist man durchaus auch auf Reisen, sei es zweigleisig, mit dem Auto oder Flugzeug. Auch das eine oder andere Hotel kennt uns schon als Stammgäste.

Nach nun knapp über 6 Jahren bei NETWAYS habe ich mir einen gewissen Rhythmus angewöhnt und möchte ein paar Eindrücke und Tipps weitergeben.

Die Warnung

Bei uns kann jeder Mitarbeiter seine Reisen selbstständig, und ohne Reisebüro, buchen. Das ist leider nicht bei jedem Unternehmen / Konzern so.

Reisebüros bringen zwar den Vorteil von Verfügbarkeit und ggf. Unterstützung beim Buchen, der Preis oder die Buchungsgeschwindigkeit zeigt eher aber das Gegenteil.

Als Mitarbeiter vor Ort wissen Sie spätestens nach dem 1. Besuch mehr als der Mitarbeiter im Reisebüro. Wenn ich fast jede Woche reise, habe ich lieber die Zügel selbst in der Hand.

Die Vorgaben

Jeder Consultant hat folgendes zur Verfügung:

  • Firmen-Kreditkarte, um Auslagen bezahlen zu können
  • Ein konkretes Budget pro Hotel-Nacht
  • Budgets und Empfehlungen für die einzelnen Reise-Optionen
  • Für jede Ausgabe muss ein Beleg auf die Firma ausgestellt sein (Ausnahme Flugreisen)

Die Anreise

Für die Anreise entscheide ich oft rein am Standort des Kunden und der Übernachtungsmöglichkeiten:

  • In eine große Stadt? Wahrscheinlich Zug…
  • Weiter weg? Bringt Flug eine Zeitersparnis?
  • Aufs Land? Besser gleich mit dem Auto!

Beispiele von Nürnberg aus:

  • Hamburg -> Flug!
  • Berlin -> Mittlerweile Bahn!
  • Frankfurt -> Bahn
  • Düsseldorf -> Flug oder Zug, je nachdem wo der Kunde ist
  • Ingolstadt -> Poolwagen oder Bahn (wenn man Taxi mitrechnet oft das Auto billiger)

Bahn

Die Bahn ist oft meine Standardmethode, gerade für Großstädte oder weitere Ziele oft die beste und flexibelste Variante.

  • Nutzen Sie das Bahn.Business Programm der Deutschen Bahn
  • Eine Bahncard 50 lohnt sich schon nach wenigen Fahrten, 50% Preis und hohe Flexibilität
  • Buchen Sie 2 Tage vorher bei hoher Auslastung, sonst auch jederzeit spontan
  • Bei viel genutzten Strecken und Städten ist eine Reservierung Pflicht!

Flugzeug

Wenn es in fernere Städte geht, ist oft ein Flug die bessere Wahl, hierbei geht es mehr um den Zeitfaktor als den Preis. Ein Flug ist eigentlich immer teurer, aber spart meine (und vielleicht Ihre) Nerven.

  • Google Flights ist ein super Portal, um Fluglinien und Preise zu prüfen
  • Buchen Sie direkt bei der Fluglinie, oft der beste Preis und die einfachste Abwicklung
  • Nutzen Sie Bonuspunkte für sich selbst, hiermit kann eine Firma wenig anfangen
  • Buchen Sie am besten sofort wenn der Termin vom Kunden zugesagt wurde

Bei der Abrechnung von Flugscheinen ist dies oft etwas aufwendiger als andere Methoden. Ihre Buchhaltung benötigt hier den Flugschein und einen Nachweis, dass die Firma die Ausgaben bezahlt hat, das ist aber einfach nur die Kreditkartenabrechnung, bzw. eine Auszahlung an Sie für die Auslagen.

Auto

Gerade bei Fahrten in ländliche Gebiete, oder wenn Hotel und Kunde weiter weg von einem ICE Halt sind, greife ich gern aufs Auto zurück.

Pool-Fahrzeuge

Sie sind oft eine günstige Methode für Firmen, da nicht sehr viele Kilometer zu erwarten sind und die Leasingraten aktuell gut sind. Sorgen Sie als Mitarbeiter dafür dass die Autos aufgetankt und sauber zurückgegeben werden.

Solange kein Fahrtenbuch zu pflegen ist, reicht es oft einfach die Belege für Tanken und Wäsche normal mit abzurechnen.

Privatauto

Die Firma hat die Möglichkeit Sie in Ihrem Privatauto auf Dienstreisen zu schicken, und sie dafür zu entlohnen.

  • Erstattet werden Ihnen 0,30 € pro km
  • Tanken müssen Sie dann selbst bezahlen
  • Die Firma sollte eine Versicherung abschließen, um diese Fahrten abzusichern, hier werden dann die Fahrten mit Kennzeichen einfach gemeldet

Oft eine günstigere Option als Mietwagen, und gerade mit privaten Fahrten sehr gut kombinierbar.

Mietwagen

Für uns bei NETWAYS die letzte Option, gerade wenn eine Anreise per Zug nicht möglich, und alle Poolwagen belegt sind.

  • Lokale kleine Anbieter sind oft billiger und sympatischer als die Großen
  • Aber auch die Großen lassen sich sehr spontan und mit Kreditkarte gut nutzen
  • Achten Sie hier auf eine Rechnung mit der Firmenanschrift!

Die Übernachtung

Ein gutes Hotel hilft Ihnen oft Abends vom Kundentermin runter zu kommen und sich für den nächsten Tag auszuruhen.

  • Buchen Sie direkt bei Hotels oder -ketten, wenn Sie diese kennen und gerne dort sind
  • Sammeln und nutzen Sie Vorteile von Bonus-Programmen, diese sind oft massiv
  • Nutzen Sie Hotel-Portale, um sich einen Überblick zu verschaffen und die beste Option zu buchen
  • Bevorzugen Sie Nähe zum Kunden vor einem billigeren Preis!

Ich persönlich bin ein treuer Kunde von Accor Hotels und deren Bonus Programm LeClub. Auch Booking.com ist mein Tool der Wahl für Jahre, da hier fast überall weltweit die beste Auswahl besteht.

Die Abrechnung

Ich freue mich jedes Mal darüber wie einfach die Abrechnung bei uns ist, ich reiche ein Formular mit Reisedaten und Belegen ein, und unser Front-Office Team kümmert sich um die genaue Verbuchung aller Belege.

  • Alle Belege über 100 € müssen zwingend Namen und Anschrift der Firma tragen
  • Geben Sie genau an wie der Beleg bezahlt wurde, ob Privat oder mit Firmenressourcen
  • Anreisezeiten und Tage sind wichtig für die Spesenberechnung, auch ob Sie Frühstück im Hotel hatten!

Sind Sie freundlich zu Ihren Kollegen vom Front-Office oder der Buchhaltung, der Papierkram kann oft sehr mühselig sein.

Ihr Arbeitgeber kann Ihnen steuerfrei für Dienstreisen Spesen erstatten:

  • EUR 24 bei einer Abwesenheit von 24 Stunden
  • EUR 12 bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 8 Stunden

Dies ist grob die aktuelle Regelung (ohne Gewähr) sofern der Arbeitgeber keine weiteren Mahlzeiten bezahlt, für Frühstück im Hotel wird hier noch ein kleiner Betrag abgezogen.


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Photo by Jorge Vasconez on Unsplash

Markus Frosch

Autor: Markus Frosch

Markus arbeitet bei NETWAYS als Principal Consultant und unterstützt Kunden bei der Implementierung von Nagios, Icinga und anderen Open Source Systems Management Tools. Neben seiner beruflichen Tätigkeit ist Markus aktiver Mitarbeiter im Debian Projekt.