This entry is part 7 of 13 in the series Azubis erzählen

Name: Nadja Hein
Ausbildungsberuf: Kauffrau für Bürokommunikation
Abteilung: aktuell Finance und Administration
Lehrjahr: 2

Heute melde ich mich aus der Buchhaltung zurück und möchte euch einen kleinen Einblick in meine tägliche Arbeit dort geben.

BuchhaltungAuch wir als Dienstleistungsunternehmen erhalten jeden Tag Rechnungen. Bei uns wird von Waren über Dienstleistung einiges bestellt. Die Rechnungen müssen zuerst zur Rechnungsprüfung wo sie zunächst auf die wesentlichen Bestandteile geprüft werden.

Folgende Bestandteile muss eine ordnungsgemäße Rechnung aufweisen:

 

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den
Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Wenn diese Angaben bei Rechnungen über 150,00 EUR nicht korrekt sind, dann ist der Vorsteuerabzug der Rechnung gefährdet bzw. nicht abzugsfähig (für Rechnungen unter 150 EUR gelten Sonderregelungen)!

Sobald die Rechnung geprüft wurde, kommen wir zum Vorkontieren und Verbuchen. Auch in diesem Arbeitsschritt gibt es einiges zu beachten:

Wenn ich eine Rechnung zum Vorkontieren erhalte, muss ich feststellen, was uns in Rechnung gestellt wird. Ist der Aufwand als Wareneingang, Bürobedarf, Dienstleistung, Anlagevermögen oder etwas anderem zuzuordnen (auf dem entsprechenden Aufwandskonto findet man dann die Rechnung am Ende in der Gewinn- und Verlustrechnung wieder). Da der Aufwand unseren Gewinn mindert, sind Rechnungen genauestens zu prüfen. Wir wollen am Ende ja nicht mehr bezahlen als wir müssen :).

Danach wird geprüft welcher Lieferant uns die Rechnung gestellt hat. So können wir die Rechnung auf das entsprechende Konto buchen.

Wenn die Rechnung vorkontiert und geprüft wurde, wird die Rechnung in unserem Buchhaltungsprogramm verbucht. Hier ist besonders wichtig, dass alle Angaben, die auf der Rechnung stehen, auch richtig in die Buchungsmaske übernommen werden. Das heißt: Datum, Rechnungsnummer, Bezeichnung (meist Firmenname und Artikelbezeichnung), Betrag, Steuersatz (gut darauf achten, welcher es ist, denn dieser fließt in die Umsatzsteuervoranmeldung!) und natürlich das richtige Aufwands- und Lieferantenkonto.

So das war nun ein kurzer Einblick in meinen Arbeitsalltag :-). Auch wenn einige Stimmen laut werden, dass diese Arbeit trocken wäre – mir macht meine tägliche Arbeit Spaß und ich habe meine Freude daran gefunden :-).

Und wenn ihr jetzt Lust bekommen habt eure Ausbildung bei uns zu machen, dann bewerbt euch jetzt als Kaufmann/-frau für Büromanagement.

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Nadja Hein

Autor: Nadja Hein

Nadja hat bei NETWAYS eine Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation absolviert. Nach bestandener Prüfung unterstützt Sie nun die Abteilung Finance & Administration. Als Accountant sorgt sie jetzt gemeinsam mit ihrem Team für die Gewährleistung des internationalen Buchhaltungsmottos "Keine Buchung ohne Beleg".