Neulich hatte ich ja schon mal einen Post geschrieben, dass Wikis eine sehr praktische Sache zum Ablegen von Texten oder Dokumentationen sind. Einen Nachteil haben sie aber in der Regel: Da es sich um eine Webanwendung handelt, braucht man auch einen Internetzugang um darauf zugreifen zu können. Eine Alternative wäre es, dass Wiki zusammen mit einen lokalen Webserver zu installieren und dann einfach via http://localhost darauf zuzugreifen. Auch dafür empfiehlt sich TWiki, da es im Gegensatz zu MediaWiki keinen zusätzlichen SQL Server braucht. Praktisch, dass es auf der TWiki Download Page auch Pakete für Windows oder Mac OS X gibt.
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In dem Blogartikel Einfachere Dokumentation durch Wikis vor ein paar Tagen hatte ich geschrieben, dass sich ein Wikisystem sehr gut für die Ablage von IT Dokumentation eignet und welche Vorteile ein solches Wikisystem dafür bietet. Heute geht es darum welches System am besten geeignet ist:
Das bekannteste ist sicher MediaWiki, denn es kommt bei der Wikipedia zum Einsatz. Jetzt könnte man folgern, dass es damit auch für den internen Einsatz prädestiniert ist. Das ist aber nicht der Fall, denn MediaWiki wurde ganz speziell für die Wikipedia und deren Bedürfnisse entwickelt. Es ist vor allem auf eine sehr große Anzahl von Artikeln, Redakteuren und Leser optimiert und es liegt ein großer Fokus auf dem Schutz vor Vandalismus. Diese Features und ein rein auf Lexikonartikel optimiertes System werden aber in einem Firmenintranet nicht wirklich benötigt. Auf der anderen Seite fehlen in MediaWiki aber wichtige Collaboration Funktionen wie geschützte Bereiche, Ablage von Binärdateien oder Workflows.
Wesentlich besser geeignet sind TWiki oder Dokuwiki. Beide haben Features, die viel besser zur Ablage von Dokumentationen passen. Neben den normalen Grundfunktionen jeden Wikis, sind das vor allem eine wesentlich bessere Unterstützung für hierarchische Inhalte, Kategorien und Order. Die Inhalte lassen sich in diesen beiden Systemen einfach wesentlich besser strukturieren. Zugriffsregelungen erlauben es Teilbereiche des Wikis nur für bestimmte User freizugeben, so dass Arbeitsgruppen oder Abteilungen ihre eigenen, geschützten Bereiche einrichten können. Und zuletzt verfügen beide über einen Plugin Mechanismus, mit dem sich die Funktionen der beiden Wikis noch wesentlich erweitern lassen. Selbst kleinere Webanwendungen wie ein Ticket- oder ein Inventarsystem lassen sich so innerhalb des Wikis einfach nachrüsten.
Fazit: MediaWiki ist zwar das bekanntere System, es ist aber für ein online Lexikon optimiert. Dokuwiki und TWiki sind wesentlich besser für den Einsatz in einem Intranet geeignet, denn sie bieten viel weitergehende Funktionen.
In vielen unserer Projekten entsteht immer wieder die Anforderung nach einem (neuen) Dokumentationssystem. Entweder weil der Kunde noch gar nichts in diesem Bereich einsetzt oder mit dem bestehenden System unzufrieden ist. Wir benutzen selbst ein Wiki und empfehlen das auch unseren Kunden. Aus mehreren Gründen:
- Dokumentation ist in der Regel eine sehr unbeliebte Aufgabe, die kein Administrator gerne erledigt. Folglich sollten die Einstiegshürden möglichst niedrig und die Dokumentation mit möglichst wenig Arbeit verbunden sein. Wikis sind webbasiert, einfach zu erreichen, leicht zu bedienen und damit einfach schneller als andere Systeme. Je schneller und einfacher es für einen Admin ist einen Change zu dokumentieren, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass es auch gemacht wird.
- Durch die flexible Struktur eines Wikis, können auch neue Bereich oder Themen einfach eingepflegt werden, ohne auf eine komplizierte Hierarchie Rücksicht zu nehmen. Es ist immer noch besser der Inhalt ist drinnen, aber an der falschen Stelle, als gar nicht eingepflegt. Die Inhalte können immer noch später umsortiert werden.
- Im Gegensatz zu anderen Alternative ist eine Suchfunktion bereits out-of-the-box eingebaut und muss nicht extra implementiert werden. Inhalte lassen sich so auch ohne absolute Ordnung leicht wiederfinden.
- Die meisten Wikisysteme gestatten die Anbindung externer Authentifizierungsmechanismen, so dass keine zusätzlichen Useraccounts oder Passwörter verwendet werden müssen. Im internen Netz kann die Anmeldung durch Kerberos vielleicht sogar komplett entfallen.
- Die Versionierung der Wikiartikel erlaubt es später Änderungen an der Dokumentation nachzuvollziehen oder einfach auf einen alten Stand zuzugreifen. Fehler und versehentliche Löschungen können so jederzeit einfach wieder rückgängig gemacht werden. Ebenso können Diffs erstellt werden, die genau alle Änderungen zwischen zwei Versionsständen wiedergeben.
- Da das System HTML basiert ist, lassen sich die Inhalte einfach über normale Hyperlinks in anderen Anwendungen verlinken. Beispielsweise kann man in Nagios Links direkt zur Dokumentation der jeweiligen Ressource einbauen.
- Die meisten Wikis sind Open Source und können deswegen einfach angepasst werden, wenn es später individuelle Zusatzanforderungen an das Wiki geben sollte. Ganz zu schweigen von den wegfallenden Lizenzkosten.
Natürlich sollte man nicht verschweigen, dass ein Wiki auch ein paar Nachteile mit sich bringt: In der Regel kann jeder alle Texte einsehen oder verändern und es ist schwierig in einem Wiki genaue und vor allem verbindliche Strukturen vorzugeben. Wobei das in einer offenen, wissensbasierten Firma nicht wirklich ein Nachteil sein muss.
In Summe überwiegen also definitiv die Vorteile eines Wikis und ich werde in ein paar Tagen die wichtigsten und bekanntesten Wiki Systeme vorstellen und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile als Dokumentationssysteme erläutern.
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